Politique de confidentialité

Qui nous sommes

FlexRoom est exploité par ALPHAWIN INC., “[ADRESSE]”, Canada. Notre responsable de la protection des renseignements personnels est joignable à privacy@flexroom.ca.

Ce que nous recueillons

• •Compte : votre nom, votre adresse courriel et un mot de passe (conservé seulement sous forme brouillée). Les comptes du personnel utilisent aussi un code de vérification en deux étapes.
• •Téléphone (facultatif) : si vous choisissez de vérifier un numéro, nous conservons ce numéro et le fait qu’il a été confirmé.
• •Vérification d’identité (facultative, payante) : la vérification est faite par Stripe. Nous recevons le résultat (réussie, échouée, et un court code de motif) et le relevé de paiement. Nous ne recevons ni ne conservons votre pièce d’identité, votre égoportrait ou votre numéro de carte.
• •Annonces : ce que vous écrivez sur une chambre, son prix, la ville, le quartier et les photos que vous téléversez.
• •Profil de coloc (seulement si vous choisissez de vous présenter) : votre prénom, votre ville, votre budget, votre date d’emménagement, un court texte, quelques étiquettes et une photo facultative. Ce profil est public. Une photo de personne est vérifiée automatiquement comme les photos d’annonces, et une personne peut la regarder avant qu’elle soit affichée.
• •Messages : ce que vous et un autre membre vous écrivez. Seules les deux personnes d’une conversation peuvent la lire, sauf qu’un membre de notre équipe peut la lire lorsqu’un signalement, un enjeu de sécurité, une demande de soutien ou une obligation légale le rend nécessaire. Seuls les administrateurs peuvent le faire, chaque fois avec un motif écrit et un numéro de dossier, et chaque accès est consigné dans un journal qui ne peut pas être modifié.
• •Signalements d’une conversation : si vous signalez une conversation avec le drapeau rouge, nous conservons une copie de ses messages les plus récents (jusqu’à 200) avec votre signalement. En envoyant le signalement, vous acceptez de nous communiquer cette copie. Seuls les administrateurs peuvent la lire, chaque lecture est consignée, et nous ne disons pas à l’autre personne qui l’a signalée. Nous gardons la copie le temps nécessaire pour traiter le signalement et ses suites. “[DURÉE DE CONSERVATION : À CONFIRMER AVEC UN AVOCAT.]”
• •Les logements sauvegardés, les signalements que vous faites et les demandes de soutien que vous nous envoyez.
• •Alertes : si vous demandez des alertes par courriel pour les nouvelles chambres, votre adresse courriel et la ville choisie.
• •Renseignements techniques : les moments où vous vous connectez, votre adresse IP et votre type de navigateur (conservés avec vos sessions, pour la sécurité), et les relevés d’erreurs du site.
• •Détails d’inscription : à la création d’un compte, nous conservons une fois l’année de naissance (nous demandons votre date de naissance complète pour vérifier que vous avez 18 ans ou plus, et ne conservons que l’année), le pays, la province et la ville d’où semble provenir votre connexion, le type d’appareil et de navigateur utilisé, et la façon dont vous êtes arrivé (les étiquettes de campagne du lien suivi, le site d’où vous venez et la première page ouverte).
• •Emplacement approximatif : notre hébergeur nous indique le pays, la province et la ville d’où semble provenir votre connexion, pour vous proposer une ville ou le site en français. À part les détails d’inscription ci-dessus, nous ne le conservons pas. Si vous autorisez la localisation dans votre navigateur, votre choix de ville reste dans votre propre navigateur.
• •Décompte des visites : pour savoir quelles pages sont utilisées, nous comptons les pages vues avec PostHog. Cet outil fonctionne sans témoins et n’enregistre rien sur votre appareil. Il reçoit l’adresse de la page, la page d’où vous venez, la taille de votre écran, le type de navigateur et un emplacement approximatif. Votre adresse IP sert un instant à distinguer un visiteur d’un autre au cours d’une même journée et n’est pas conservée. Ces décomptes ne sont pas reliés à votre compte.

Pourquoi nous les utilisons

• •Pour faire fonctionner votre compte, afficher vos annonces, acheminer vos messages et envoyer les courriels que vous avez demandés.
• •Pour la sécurité : vérifier les annonces et les photos, traiter les signalements (y compris lire les messages concernés au besoin), limiter les abus et bloquer les comptes qui enfreignent les règles.
• •Pour répondre aux demandes de soutien et corriger les problèmes.
• •Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Vérifications automatiques

Chaque photo d’annonce est vérifiée automatiquement avant d’être conservée : une vérification cherche le contenu non permis, une autre s’assure que l’image montre une chambre ou un logement. Une photo peut être refusée par ces vérifications. Une annonce dont les photos soulèvent un doute est examinée par une personne. Si vous croyez qu’une photo a été refusée par erreur, écrivez-nous : une personne la réexaminera, et vous pouvez demander quels renseignements la vérification a utilisés.

Avec qui nous les partageons

• •Des entreprises qui travaillent pour nous et ne traitent les renseignements que pour fournir leur service : Cloudflare (hébergement du site, protection contre les robots, vérification automatique des photos de chambres), Neon (base de données), Stripe (paiements et vérification d’identité), Twilio (messages texte pour la vérification du téléphone), Resend (courriel), OpenAI (vérification automatique du contenu des photos), PostHog (décompte des visites, conservé aux États-Unis) et Sentry (rapports d’erreurs survenues dans votre navigateur : l’erreur, l’adresse de la page, le type de navigateur et un emplacement approximatif, conservés en Allemagne).
• •Les autres membres : votre prénom et l’initiale de votre nom, vos annonces et vos badges de vérification sont visibles par les personnes qui utilisent le site. Votre adresse courriel et votre numéro de téléphone ne sont pas montrés aux autres membres.
• •Les autorités (par exemple la police), lorsque la loi l’exige ou pour prévenir un préjudice grave.

Où ils sont conservés

Notre base de données et notre stockage de photos se trouvent aux États-Unis, et nos fournisseurs peuvent traiter des renseignements dans d’autres pays. Les renseignements conservés hors du Canada peuvent être consultés par les tribunaux et les autorités de ces pays selon leurs lois.

Combien de temps nous les gardons

Nous conservons vos renseignements tant que votre compte est ouvert. Lorsque vous supprimez une annonce, ses photos sont supprimées avec elle. Le registre des actions de notre personnel est conservé et ne peut pas être modifié. Lorsque vous supprimez votre compte, il est fermé tout de suite et supprimé 30 jours plus tard. Nous conservons ensuite, pendant 2 ans, un dossier de sécurité distinct : votre nom et votre courriel, vos demandes de soutien, les signalements que vous avez faits ou qui vous visent, les notes de notre équipe et toute exclusion. Il sert uniquement à la sécurité, aux différends et aux demandes légales, seuls les administrateurs peuvent le consulter, et il est supprimé après 2 ans, sauf si la loi ou une enquête en cours nous oblige à le garder plus longtemps. “[À CONFIRMER AVEC UN AVOCAT.]”

Comment nous les protégeons

Nous protégeons les renseignements personnels par des mesures proportionnelles à leur sensibilité : les connexions au site sont chiffrées, les mots de passe ne sont conservés que sous forme brouillée, l’accès du personnel est limité selon le rôle et protégé par une vérification en deux étapes, et les actions du personnel sont consignées. Aucun système n’est parfaitement sûr. Si vous croyez que votre compte a été compromis, changez votre mot de passe et écrivez à privacy@flexroom.ca.

Si un incident survient

Si un incident de sécurité touchant vos renseignements personnels crée un risque réel de préjudice sérieux, nous vous en informerons ainsi que les autorités de protection des renseignements personnels, comme la loi l’exige, et nous consignons chaque incident. “[À CONFIRMER AVEC UN AVOCAT.]”

Autres sites

Les annonces et les messages peuvent contenir des liens vers d’autres sites. Nous ne les contrôlons pas et cette politique ne s’y applique pas.

Vos choix et vos droits

• •Vous pouvez modifier votre nom et votre mot de passe, archiver ou supprimer vos annonces, et arrêter les alertes par courriel avec le lien présent dans chaque alerte.
• •Vous pouvez supprimer votre compte vous-même en tout temps (Mon compte, puis « Supprimer mon compte »; voir la page « Supprimer votre compte »). Vous pouvez aussi demander à voir les renseignements personnels que nous détenons sur vous, les faire corriger ou retirer votre consentement, en écrivant à privacy@flexroom.ca ou à support@flexroom.ca. Nous répondons dans les 30 jours.
• •Si vous habitez au Québec, vous pouvez aussi demander à recevoir vos renseignements personnels informatisés dans un format structuré et couramment utilisé, ou à les faire transmettre à une autre organisation, et nous demander de cesser de diffuser ou de désindexer des renseignements personnels dans les cas que la loi permet. “[PORTÉE À CONFIRMER AVEC UN AVOCAT.]”
• •Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Enfants

FlexRoom s’adresse aux adultes. Vous devez avoir au moins 18 ans pour ouvrir un compte. Nous demandons votre date de naissance à l’inscription et refusons un compte si vous avez moins de 18 ans.

Modifications

Si nous changeons notre façon de traiter les renseignements personnels, nous mettrons à jour cette page et sa date, et nous informerons les membres des changements importants.